Система управления документами/данными? Или где хранить документы?
Исходные данные:
Тематика: разработка ПО.
Имеются продукт-менеджеры (далее ПМ). Каждый ПМ отвечает за определенное количество продуктов. За каждый продукт отвечает только один ПМ.
Каждый продукт имеет определенное количество информации: прототип (html, pdf, что угодно еще), спецификация (doc, pdf), диаграммы (visio, powerdesigner, и т.п.), инструкции по установке (ppt, pdf, doc), по использованию (ppt, pdf, doc).
Проблема:
Сейчас вся информация по каждому продукту лежит где попало. Нет единого места, где все это хранится и используется. Что-то лежит на локальных компьютерах, что-то на сервере, чего-то вообще уже нет.
Требование к решению:
Нужен способ структурировать информацию таким образом, чтобы можно было отслеживать все изменения, и не было лишнего мусора.
Изменяет документацию только один ПМ, читают все.
Пробовали делать просто проектные папки, но они забиваются всяким мусором, старыми/временными версиями, лишней информацией. И в итоге нужную информацию не найти.
Вся информация должна храниться только на локальных серверах.
Решение должно позволить ПМ-ам продолжать редактировать информацию в любимых редакторах. Решение — скорее идеология, нежели какой-то инструмент.
Система контроля версий + активное использование ссылок.
Система контроля версий позволяет избежать захламления (можно смело удалять то, что «а может ещё пригодится», зная что в любой момент можно восстановиться), а активное использование ссылок позволяет вести структуризацию по нескольким «измерениям» одновременно без дублирования и синхронизации между дублями.
Тут еще есть ньюансы. Во-первых, как дать доступ всем на чтение? Делать экспорт по крону? Во-вторых, как заставить ПМ-ов пользоваться клиентом для системы контроля версий?
У вас, судя по всему, Windows, тут только в теории могу подсказать:
— создаёте нужные иерархии папок, например Менеджер/Заказчик/Проект/ТипИнформации, ТипИнформации/Проект, Заказчик/ИсходящийНомер, Год/ИсходящийНомер и Год/Проект/ТипИнформации
— одну из них (как правило самую детальную и с которой чаще всего приходится работать, ) назначаете главной, именно в ней физически файлы создаются
— при создании файла в главной в соответствующих дополнительных директориях создаются ссылки на него (в винде, кажется, пкм-отправить-создать ссылку, в итоге получаем файл .lnk)
В принципе решение чисто административное (в смысле управленческое), у нас, например, издали приказ по фирме «Об обороте электронных документов», провели краткий ликбез по SVN и некоторым функциям ОС и обязали всех работать именно так. Сотрудники повозмущались, но после пары «показательных порок», когда начальство не нашло нужных документов в ожидаемых местах, свыклись. Ну а потом написал небольшой скрипт для автоматической генерации ссылок, который повесил в контекстное меню «проводника» — простая форма, где на основе пути к «главному файлу» заполняется часть «тегов», другая часть заполняются вручную и по нажатию ОК генерируются все нужные ссылки на основании «тегов». Сложность с «тегами» была только для исходящих номеров, но решили опять административными методами, запретив сотрудникам отправлять/принимать официальные документы самостоятельно, только через секретариат. SVN сложнее было внедрять, но в основном потому что нет нормального просмотра различий версий для многих используемых типов документов — для чего-то нашли нормальные решения, где-то костыли, а где-то бегают между компами. А вообще главная сложность была (да и остаётся) разобрать существующую «помойку», но народ понял преимущества и довольно активно в свободное время систематизирует свои материалы.
В SVN (наверняка и других системах тоже) есть разграничения прав доступа для разных пользователей, правда у нас такая задача не стояла, поэтому про подробности, насколько она полноценна и удобна, не скажу, знаю только что при использовании апача есть возможность устанавливать доступ на уровне папок.
Заставить коммитить просто: нет файла в репах — работа не сделана, нет ни одного коммита за день — считай прогул :) Заставить делать чекаут перед правками, да даже просто перед чтением, сложнее (особенно если совместная работа допускается, но по факту редко применяется), но после разрешения нескольких конфликтов версий, которых можно было бы избежать своевременным чекаутом, или «просто» принятия неверных решений из-за устаревшего документа (новая версия которого уже месяц лежит в репах) как-то все быстро привыкают делать чекаут хотя бы утром, в начале рабочего дня (а коммиты, соответственно, вечером, в конце).
Эммм, Wiki на sharepoint сервере. Судя, по используемым программам будет хорошая интеграция с «шариком», публикация, загрузка изменений итд итп. Хотите ведите документацию в виде Wiki страниц, хотите в виде библиотек документов. Контроль версий тоже присутствует. Вам хватит бесплатного sharepoint services.
