Какое решение подобрать для почтового сервера?

Вариант первый - поставить и забыть это Zimbra: быстро практично но мало опыта
плюсы: быстро и зачастую работает из коробки.
минусы: если чтото сломается вы врядли сходу разберетесь что не так.

Вариант второй - настроить самому -долго но много полезного опыта.
плюсы: достаточно полное понимание что и как работает и безпроблемный ремонт, возможность допилить под свои нужды.
минусы: требует времени на изучение материалов и хождение по граблям.

Самые часто используемые компоненты бесплатных почтовых систем:
ОС - на выбор Centos или Debian, если времени много и хочется бонусный опыт то Gentoo.
exim или postfix - smtp сервер
dovecot или courier imap - pop3/imap сервер
Базу где хранить логины пароли и тд это может быть как текстовичок так и БД MySQL или Postgres
далее наверно захочется спамфильтр - spamassasin, amavisd
антивирь - clamav
сервер сайд фильтры для почты (раскладывать почту по папкам на основании правил) sieve
вебморду для доступа в почтовые ящики squirremail. roundcube, horde и тд
вебморду для управления пользователями (если в БД) postfixadmin

вот както так.

Sendmail, Postfix, Exim

Я бы порекомендовал вам iRedMail - скрипт, который поставит и настроит почтовый сервер на любом популярном дистрибутиве, да ещё и панельку с управлением доменами и пользователями поставит. Roundcube тоже автоматически ставится. Уже почти год на собственном сервере использую, всё отлично работает за исключением того что периодически оказываются битыми *.index файлы в папке с почтой, это файлы Dovecot, они используются для ускорения работы, я их просто по крону удаляю раз в час, работает всё отлично и без глюков. Есть веб-интерфейс, антиспам, настольные и мобильные почтовые клиенты работают без проблем, есть почтовые фильтры на серверной стороне. В целом - доволен, до этого использовал почту для домена Яндекса.
После установки рабочей системы можете настраивать её, но у вас хотя бы будет всё работать изначально как точка отсчёта.

Debian: exim + dovecot + MySQL + postfixadmin (Веб-интерфейс). Причем MySQL будет на одном сервере (общий), и настроить связку двух экзимов чтобы "репликация" была.

P.S. Sendmail гуру почили на лаврах, вряд ли кто расскажет (или будет адекватный мануал) как его настроить.

Попробую отговорить вариант "Для менеджера должно быть прозрачно"
объясняю - менеджер увидев что письмо улетело начинает названивать адресату - проверяйте почту, потом выясняют что у получателя письма нет начинаются повторные отправки и т.д. Следом паника с за%$вынием технарей. Никакие объяснения и пояснения не помогают. пусть менеджеры видят как идет отправка.