Как эффективно управлять небольшой строительной фирмой?

Привет всем

Есть небольшая строительная фирма, с большими амбициями. Управление оставляет желать лучшего. Все на коленке, все документы непонятно где, кто кому должен не понятно, кто за что и когда отвечает тоже.

С чего нужно начинать чтобы сделать управление и учет в компании быстрым и понятным? Какая логика процесса? Какие сервисы или программы позволят все собрать в одном месте - учет денег, материалов, взаиморасчетов, документов, + общая среда для общения сотрудников???

И все это не для бухгалтера или финансиста, а обычного достаточно сообразительного человека!!!
  • Вопрос задан
  • 10286 просмотров
Пригласить эксперта
Ответы на вопрос 5
@LuchS-lynx
инженер-ПТО
Как инженер-ПТО строительно-монтажной фирмы выскажу свою ИМХУ, согласно своего личного опыта и как было понято мной Ваш пост:

Начинать необходимо в первую очередь с концепции и понимания и формализации Ваших желаний в некоторое подобие ТЗ. Ваш вопрос имеет более глубокие корни, нежели Вы озвучиваете на техническом форуме. Ответ на вопрос вкратце можно разбить на 2 ветки:

1. Ветка техническая. Инструменты для организации документооборота.
1.1 Здесь начинать необходимо с грамотного Системного Администратора и вложений в рабочие ПК, Сеть, Сервер и Переферийные устройства. Здесь так же необходимо приучать сотрудников работать с сервером и хранить вплоть до черновиков только в специально отвведенных для этого каталогах (сетевых папках). Директор на моей первой работе говорил, что самое ценное что есть в его фирме - это жесткие диски с данными (проекты, бухгалтерия, документы, сметы и т.д. и т.п.)

1.1.1 Как правило на сервере (который имеет в свою очередь систему защиты информации и обязательно работающую систему резервирования данных - бэкап) создается структура папок под Договора, Отделы, доукументы и письма. При желании можно обязывать людей заполнять дополнительные бумаги и таблицы регистрации, листы согласования и вести их учет. Воспринимается, как правило, сотрудниками негативно, по разным причинам, в т.ч. и объективным.

Затем настраивается 1С, ее пользователи и через учетные данные в базу заносятся как первичная бухгатерская документация, так и выписываются стандартные бумаги, вроде с/ф, счетов, а так же составляются и отслеживаются расходование бюджетов, статей финансирования, поступления денежных срадств по договорам, поступление и списание материалов и т.д. и т.п.

Как правило сметчики (ПТО) являются связующим звеном между теми кто обслуживает денежные потоки (бухгалтерия), теми от кого поступают деньги (Заказчики) и теми кто непосредственно их зарабатывает (линейный персонал и рабочие).

В этом месте стоит кадровая структура фирмы и ее специалисты. Здесь все просто - нормативная литература и MS Office.

1.2 Софт, используемый в строительстве, давно известен и представляет из себя некоторый джентельменский набор вроде:
MS Windows (операционная система - как правило для всех, но встречаются внедрения Linux, но крайне редко), 1C (для финансов), MS Office (для составления и правки документов), инженерные комплексы (Компас-3D, AutoCAD, ArchiCAD, SCAD, Grand-Smeta и т.д. и т.п.), базы нормативных документов (Гарант, Консультант, Norma CS и т.д. и т.п.) Их настройка, применение и обучение навыкам давно изученная тема, решают которую, как правило, Системные Администраторы за Ваш, уж простите, счет (софт стоит денег).

1.3 Изобретаемый велосипед и прочие новации, некоторые из которых очень даже упрощают жизнь, а именно - как правило введение дополнительных программных продуктов как свободных, так и платных и пишущихся/дорабатываемых под заказ, например то - с чем только я сталкивался:
- установка различных wiki движков, для организации корпоративной базы знаний (энциклопедии);
- внедрение разного рода CMS, в которых руководители отдают формальные приказы подчиненным и отслеживают статистику выполнения задач, а так же загруженность сотрудников (встречает яростное скрытое сопротивление офисных работников);
- изобретение велосипеда путем программирования форм Excel/Acsess для создания электронных инструментов для производителей работ (мастера/прорабы) для ведения ими отчетности и исполнительной документации (Акты, всевозможные свайные журналы, журналы монолитных работ и т.п., Журнал входящего контроля, месячно-суточные графики, привязанные к договорам и еженедельная отчетность по ним с привязкой электронных табелей);

2. Организационная структура фирмы/предприятия. Разработка и создание (организация), максимально эффективное использование (управление) и контроль социально-экономических систем.

Здесь опять же вопрос можно разбить на две части:
2.1 Организация производственных процессов. (практика)
2.1.1 Это те специалисты, которые вычленяют из авральных работ рутинные процессы и формализуют их. Это специалисты СМК, стандартизации, охраны труда, юристы и т.п., т.е. все те, кто могут составлять, формализовать и изменять структуру фирмы (естественно согласуя с высшим руководством), те кто совместно с руководителями отделов/направлений и руководством отслеживают ее болезни, вносят коррективы, а так же не забывают вводить изменения/нововведения и отменять устаревшие принципы. Это различного рода инструкции, приказы, уставы, трудовой- и кол.-договора, стандарты и т.п.

2.1.2 Отдельно хотел бы сказать про мотивацию сотрудников и психологический климат в коллективе. Буду краток: пущенные процессы на самотек приводят к тому, что скрытые конфликты выливаются в мотивацию для ухода ценных специалистов. И в то же время я видел и знаю ситуации, когда люди дорожили именно отношенийми и в трудную минуту вытаскивали предприятие. Люди ценят Внимание, как бы ни банально это звучало.

2.2 Организация производственных процессов. (теория)
2.2.1 Здесь можно и нужно говорить об обучении как сотрудников, так и руководства не только согласно нормативов и стандартов для СРО, но так же и курсы повышения квалификации, возможно дополнительное образование, выписывание переодических изданий и даже организация автоматической рассылки для сотрудников на основе открытых и закрытых источников согласно новостей и изменений в отрасли, согласно их специальности.

ЗЫ.
Вы хотите быстрый и понятный документооборот, однако это относительные характеристики, а не качественные, т.к. не понятно что именно Вы в них вкладываете. Я знал организации, где весь отчет между большинства сотрудниками и бухгалтерией сводился к заполнению табеля сотрудником/прорабом с расчетом им же по тарифу заработной платой. Сейчас я работаю в организации, где любую бумажку необходимо заверять и заносить в журналы ведения и учета этих бумажек. И, судя по нововведениям, руководство считает что это еще не предел.

Что бы понять процессы - необходимо знать как хотит бумажка, как отдаются распоряжения и выполняются приказы, познакомиться хотя бы обзорно с работой сотрудников, которые составляют эти бумаги/выполняют работы, потому что проблемы управления, как подсказывает мой опыт, кроются в деталях, которые остаются за написанным текстом, например не все могут выдержать бешенный ритм работы, другие успевают развязать, в силу характера, интриги, третьи бьются как рыбы об лед об структуры ушлых генподрядчиков, четвертые делят работу и обязанности, например в моей нынешней организации счета и счет-фактуры, списание материалов проивзодит ПТО, а так же ведет и составляет бюджет на развите парка ПК в конторе... т.е. бывают как субъективные, так и объективные причины.

ИМХО, если Вы не понимаете до конца или с Вами рядом нет грамотного сотрудника, на которого можно положиться как на специалиста в вопросах структуры - форумы и сайты не дадут внятного ответа на этот вопрос.
Ответ написан
zolotoi
@zolotoi Автор вопроса
как называются специалисты которые занимается выстраиванием структуры, документооборота? может посоветуете форум , где можно общаться по моей проблеме?
Ответ написан
stasparshin
@stasparshin
не забывайте помечать ответы. дрочу на статистику
Интереснейшая задача!

Как правило, этим занимаются директора компании с привлечением специалистов по бизнес-процессам и IT-шников для настройки 1С.

Я бы не был так пессимистичен, как в опубликованном выше трактате. Если компания небольшая и более-менее современная, и у вас есть достаточно полномочий, можно все развернуть гораздо дешевле и проще, используя облачные технологии.

Почта и документы - Google Apps (gmail для компаний) + Google Docs + Podio.com в качестве интранета. Позже с помощью дополнительных сервисов в подио производится автоматизация. Для продажников можно поискать отдельную CRM, которая будет более заточенной под ваши нужды, и интегрировать её с подио по API.

Как альтернативный вариант, всё это может заменить Bitrix24 или Мегаплан, но они менее настраиваемые, чем Подио.

Было бы интересно поучаствовать в таком проекте для расширения опыта. У меня небольшая компания, но с удаленными сотрудниками, работаем именно с подио + несколько дополнительных сервисов. Если интересно, напишите "привет" на stas@99rabbits.com
Ответ написан
maxxannik
@maxxannik
Сайты на WordPress + Интернет магазины WooCommerce
Все и сразу мало шансов получить.
По описанию бизнес процессов можете мне написать. Научу методике которую может освоить любой адекватный человек и получить описание за 30 минут.

Также можно такое решение рассмотреть
systemo.biz/skaz-o-tom-kak-my-dvizhok-dlya-blogov-...

Но оно не самое дешовое.
Ответ написан
alexandersergeevich
@alexandersergeevich
Здравствуйте.
Во-первых, уточните, какую функцию вы выполняете (подряд, заказчик или генподряд)?
В-вторых, уточните, что именно у вас нет так в организации. Приведите пример "плохого" проекта, чтобы из него явно следовали процессные "косяки".
В-третьих, сколько вас в компании человек?
Решений вам предложили кучу. Мое мнение - дело не в автоматизации. Начинайте с технологий управления проектами: назначайте руководителей проектов строительства, отправляйте людей на учебу.
Жду ваших ответов.
Ответ написан
Ваш ответ на вопрос

Войдите, чтобы написать ответ

Войти через центр авторизации
Похожие вопросы