1С это средство автоматизации. Накладные и счета можно и из Экселя печатать, это не проблема. У той же 1С есть МЕГА-конфигурация "Платежные документы" за 600 руб - просто печаталка документов, аналогов не 1С полно, на любой вкус.
А вот когда вам необходимо, например, регулярно смотреть остатки, долги и т.п., и получение этой информации "вручную" начинает занимать много времени и усилий, то тогда уже нужна 1С или аналогичное решение.
При этом нужно понимать, что выбранная учетная программа имеет собственную методологию, и на начальном уровне гораздо дешевле стоить свой учет по программе, чем сходу бросаться все в ней менять и дорабатывать.
Вообще же, чем раньше начнете вести автоматизированный учет, тем легче будет в дальнейшем - как минимум будет начальная база для анализа и отчетов. Но не надо делать автоматизацию ради автоматизации - используйте в программе только те функции которые вам нужны сейчас - добавить дополнительную аналитику можно потом.
Судя по описанию учетная программа вам нужна уже сейчас - вести такой список номенклатуры вручную невозможно.
Средний
Простой
