Как контролировать внешние коммуникации сотрудников?

В поисках системы для внутреннего использования и общения между собой сотрудников приходится частично использовать внекорпоративные неконтролируемые со стороны руководства средства коммуникации. В разговоре с сотрудниками из других организаций выясняю, что они до 80% служебной информации распространяют через "свои средства", то есть не всё фиксируют в корпоративной среде. При этом нет никаких умыслов, так чтоб не светиться лишний раз - если всё хорошо или не сильная проблема, потом можно внести обсуждение внутрь организации. При этом начальство как бы в курсе. Вопрос - а как же безопасность о которой осведомлены и подписаны в договорах и контрактах?
При общении с руководителями по этому вопросу запомнился рассказ - одна сотрудница по неосторожности или в конец оборзев от вседозволенности уйдя на обед оставила на рабочем месте свой планшете, причём даже чат свой не закрыла и её менеджер, совершенно случайно, заглянул туда - а там переписка открытым текстом об уводе клиентов и выводе средств и продукции. Обсуждались схемы. То есть люди готовились, старались, переживали .... То есть во внутренней среде они никогда бы естественно это обсуждать не стали и альтернативный источник общения помог предотвратить дерзкую вредоносную акцию.
Ещё вопрос по самостоятельному доступу к закрытой информации сотрудников. Если им её не предоставлять, то они тупо начинают заваливать руководителя запросами по данной теме и шефу ничего не остаётся, как открывать этот доступ, чтобы разгрузиться. Как дальше контролировать процесс?