Как составить докладную записку шефу по ПО?

Докладная записка станет уликой, доказывающей не просто умысел, но и сговор. Сам подпишешься под тем, что ты не только знал про нелицензионный софт, осознавал его незаконность и при этом не удалял (т.е. преступно бездействовал), но еще и вступил в сговор с директором ("группа лиц").

Сделайте запрос и предоставьте коммерческое предложение, но не бумагу. Напишите что для фунтициклирования организации необходимо приобрести то то и то то по такой то цене, вот коммерческие предложения. Как уже писали не признавайте на бумаге что используете это ПО. А попу не прикроете все равно.

Никак! Не надо. Ни в коем случае.
Устно, только устно. Если нужна "бамага" - то без официоза, подписи, даты...
"сообщаю Вам, что имеются основания предполагать признаки..."

Подобные бумаги никоим образом не помогают.
Если вы реально хотите прикрыть свой зад то то у вас только два выхода
1. Уламать закупить ПО
2. Уволится.
Правда увольнение также не поможет, в случае проверки запросто ткнут пальцем в фамилию и скажут "он ставил", на этом и пойдёте в общей связке.

сказать нужно, однозначно! указать на последствия от использования контрафактного ПО.
при этом составить бюджет и включить его в заптраты.
руководство должно понимать сколько это будет стоить.
ну и покупать по чуть-чуть.
остальное, что только можно перевести на свободное ПО

очень странно! ладно проконсультируюсь с юристами и расскажу Вам о результате!

представь. сидит директор спокойно. руководит фирмой. и тут ты приходишь и говоришь что ему нужно подписать и ознакомиться с бумажкой. которая прикроет твою жопу. а директор не любит когда чья-то жопа влияет на его жопу. вывод прост. пошлют искать с такими запросами другое место работы

ссылаетесь на гражданский кодекс РФ и говорите генеральному, что он ходит под статьей. предварительно проверяете свою должностную инструкцию (что там написано в разделе обязанности и ответственность). если это ваша проблема (читай, согласно ДИ вы отвечаете) - докладная записка вполне может прикрыть вам попу, если будет, как минимум, содержать подпись о ее приеме со стороны секретаря или самого директора (в смысле копия), а после будет разработан хотя бы план закупки лицензированного ПО и заложены деньги в бюджете на него. все это сработает, если сможете доказать факт начала использования до вашего прихода на эту должность. и надо пробивать эту самую закупку. хочется также сказать, что последствия могут быть, если в ходе следствия или проверки удастся доказать факт коммерческого (а не в личных целях!) использования софта. так что для прикрытия попы хорошо бы вам проинформировать коллег , что использование такого ПО неправомерно, ибо нарушает законы РФ. также хорошо бы составить официальные утверждение перечни ПО , используемого в организации и подписать у ген мира (в этом перечне должны быть только лицензированных программы). все остальное-типа ничего не знаю :) мы в компании делали так: доступ к нелицензированному ПО был предоставлен на свой страх и риск только руководителям отдельных подразделений, которые ну никак не могут без него (потом все-таки закупили по парочке лицензий).
если же это проблема ген мира, все-таки проинформируйте его, что это его проблема.