Можно ли сделать общий словарь — справочник для «офисных» документов?

Увы, но я не могу выбирать технологию в этих масштабах.

Здесь вопрос не в том, насколько сложны эти технологии в общем, а насколько они применимы к вашим требованиям (в смысле трудозатраты - отдача). Я не исключаю, что трудозатраты на применение технологий под ваши требования окажется меньше, нежели текущий затраты на поддержание.

Так что все только пробовать, смотреть и оценивать.

Эдуард Тибет: никто не даст мне этим заниматься, конечно. Одно дело поднять ещё одну БД и тянуть-толкать через неё общие данные. Другое - внедрять подобное

other_letter
Для начала прочитайте вот это:
Для общего просвещения: singlesourcing.ru/sa/index.html
Для того, чтобы понять, что и как: singlesourcing.ru/sw/index.html

Попробуйте сделать за пробный файл за 15 минут с помощью reuse content. Сравните подобное с традиционными решениями. Сколько времени у вас займет все это? Только в этом вопрос (ну, и, как следствие, в деньгах).

2. Описывать в Word части диаграммы Visio, чтобы данные этой диаграммы и/или изображение менялось "само".

Кстати, второй пункт мне не совсем понятен.

Не все так сложно, как кажется. Я часто наблюдаю ситуацию, немного подобно вашей. При использовании традиционных технологий деньги на поддержку документации улетают в трубу (по чуть-чуть, поэтому незаметно). Но в итоге получается много.