Как архивировать файлы с ПК бывших сотрудников?

Файлы на ПК хранятся в Моих документах и на Рабочем столе, благо к этому я людей приучила,

Плохому вы людей научили. Сломается камп/винт и докам можно сказать досвидания.
Вместо того, чтобы сделать одну сетевую папку, а в ней личные пользователей (и цеплять их скриптами или через GPO если есть домен), и потом бекапить 1 папку на хранилище. Вы обрекаете себя ставить и настраивать на каждом ПК какой-то бекап и потом каждый раз перенастраивать его при смене пользователя.
Вы должны понимать, что админ - это линивое животное, и он не будет делать одно и тоже по 20 раз, если это можно автоматизировать.
А убедить людей хранить все в сетевых папках, а не на "Рабочем столе" или моих документах, очень просто. Когда к тебе приходят и говорят а нельзя восстановить файл который кто-то там делал целый день? - Отвечаешь "Нет". Когда пользователь пару раз с нуля пару раз по восстанавливает файлы, он сразу начинает хранить там где сказали. Проверено не один раз.

Подытожу. Делаете сетевую папку типа ЮзерсФолдер в ней личный папки с соответствующими правами для каждого. Пользовтель увольняется - блочится учетка. Когда кому то надо давать доступ просто открываете папку с правами на чтение.