Как правильно вести техническую документацию Системному администратору?

Спасибо! Очень развернуто!

схоронил

Ах да, хотел ещё высказаться про то, где вести документацию.
Тут 2 вопроса:
- в чем вести рабочую доку
- в чем вести личные доки (конспекты). Об этой необходимости в самом низу, а то помидорами закидают за полемику.

В принципе, вы свободны выбрать любой понравившиеся инструмент, но принцип везде один: использования morkdown, чтобы аккуратно структурировать доки. Markdown везде примерно одинаковый, поэтому тут все сводится к инструменту, в котором удобнее всего видеть результат своей работы. Это может быть как предпросмотр (Redmine) , так и визуализация в реальном времени (удобнее: Confluence или даже Word). Из примеров выше слышал про DocuWiki, но советую выбрать для себя вариант, к которому ляжет сердце.
Установка какой-либо платформы сегодня может оказаться очень простой, если освоите docker, пропишите настройки в docker-compose и смонтируете важные данные на диск. Это позволит вам легко бекапить, обновлять саму платформу и переезжать на другие сервера.

Можно, конечно вести документацию в вордоских файликах/или даже .txt, но вы же профессионал, готовы изучать новые технологии и стремиться к прекрасному! (извините, заболтался)

По поводу ведения заметок и конспектов.
Те, кто тренируют свою память молодцы, но ограничены в своих возможностях. Они вряд ли смогут вам за 5-10 минут наглядно объяснить принцип работы протокола bgp или схема работы кластера Ceph. Да, они знают как это настроить и как работает, но но могут популярно объяснить вам почему pool size 2 менее безопасно для продакшена, чем 3 и каким последствиям это может привести.
Изучая новые технологии поначалу будет большой соблазн просто запоминать. Но эти знания не нужны вам в вашей голове 100% времени. Вы можете увеличивать объем оперативной памяти вашего сервера, но до определённого предела (да, сегодня этот предел может быть огромным),но дешевле купить магниты или даже ленту (не делайте так) и слить инфу туда (но для этого придётся составить структурированную конспект). Оперативаня память может пригодиться для других повседвеных задач как список дел, продуктов, вспомнить поздравить бабушку с днем рождения или обсудить последний сезон игры престолов.

Освоив ведение Базы Знаний, вам, вероятно, захочется продолжить ведение личных коспектов в ней же. Сегодня и это можно сделать. Арендуете минимальный серверов где-нибудь в AWS, DO, GCP, Яндекс облако и разворачивается свою БЗ там с помощью того же docker'a (docker-compose ftw). Есть и более бюджетные площадки в основном иностранные типа Aruba, scaleway и подобных. Я пользуюсь Aruba cloud для личных целей за 1€ в месяц (правда с 2019 они ввели НДС и повысили цены для новых серверов, но за старый я по-прежнему почему-то плачу по 1€).
Если разворачивать свой VPS нет желания, можно вести свои конспекты в текстовых файликах (да, можно научиться структурировать информацию даже в.txt. Табы, строчки спецсимволов вам в помощь, будьте креативны!) и сливать в приватный Git репозиторий. На Github они платные, зато на Gitlab бесплатные. Это также сделает ваши заметки высоко доступными и легко скачиваемыми.
Также можно использовать бесплатные гиги на GoogleDrive/Dropbox и тп, т. к. там есть заманчивые функции онлайн-редактирования. Но лично мне они не удобны (уже пытался вести там конспекты): анимация подтормаживает, когда файлы становятся непомерно большими; когда есть несколько файлов, они долго открываются.

Приятного ведения документации, не забывайте изучать новые вещи и создавать свои.

Xwiki мне больше зашла