База данных для организации и/или СЭД — какую систему выбрать?

Есть организация, человек 100+ сотрудников, бюджетная, хотя есть свой небольшой доход. 90% сотрудников в этой организации, помимо выполнения своей работы, заполняют множество различных журналов. На основе этих журналов собирается статистика для отчетности (направляются в соответствующий департамент в министерстве каждый квартал и по особым случаям), так же вычисляется размер "премии" каждый месяц для всех сотрудников, еще собирается некоторая другая статистика для внутренних нужд.

Департамент в министерстве, курирующий нас, считает, что мы должны все делать вручную на бумаге ручкой. Никакими автоматизированными системами / базами / СЭД нас не снабдили и еще не скоро снабдят. Даже не предусмотрена должность "ITшника" (никаких админов). Так что проблему решаем своими силами.

Своими же силами сотворили себе внутренний портал на PHP с базой MySQL и реализованы эти "журналы" (простой функционал для работы с ними типа добавление, правка, поиск, выборки, отчеты / статистика ).

Помимо журналов есть "плюшки", призванные облегчить жизнь сотрудникам из бухгалтерии, канцелярии, замам и т.д. Работает, все довольны. Если бы не одно "но" : частенько формы статистической отчетности меняются. Иногда появляются "показатели", что бы посчитать которые нужно вносить дополнительные поля в базу, вносить правки в "интерфейс" , переписывать скрипты отчетов.

Ну и конечно же мир меняется, потребности организации растут. Хочется иметь возможность в "базе" хранить документы (сканы, например, и/или документы word/excel/pdf и т.д.). Еще бы было не плохо не просто хранить , но и так же поиск и плюшки. А использование самопала "на коленке" не солидно и уже трудно все это "модернизировать".

Подскажите пожалуйста, какую систему выбрать ( или хотя бы класс систем чтоб можно было погуглить дальше ). Я просто не могу представить что это должно быть (например, с различными СЭД у меня много непоняток, например, можно ли организовать разные таблицы, связи между ними, справочники, построители отчетов и т.д. или СЭД это только тасовать "документы" по отделам, канцелярией, бухгалтерией и руководством) . в конце концов что то попробовать хотя бы на паре "тестовых стендов".