youtrack - можно целые воркфлоу делать на основе емайлов и их содержания
Redmine и JIRA там так же судя по известной мне информации что-то можно делать на основе емайлов, но глубоко не погружался.
https://www.draw.io/ отличное решение в связке с google apps причем draw.io pro там как я понимаю входит в тариф(google apps для одного юзера - 5$). Более чем комплексный инструмент