Система управления нужна, даже если сам и менеджер и программист в одном лице.
Но хватит простейшей. Успешно использовали Trac (http://trac.edgewall.org/) в команде в 5 человек.
Можно заняться самостоятельной установкой и обслуживанием (не сложнее апача настроить), а можно использовать готовые Trac-хостинги.
Удобство — интеграция системы управления с системой контроля версий.
В последнее время используем bitbucket.org — вполне достаточно для нужд небольшой команды.
Приятная мелочь — возможность хостинга приватных проектов с командой до 5 человек.
Но все это — лишь инструменты, чтобы ими пользоваться надо наладить процесс управления. Определенно нужны правила, хотя бы на листке А4, как сказано выше ежедневный коммит — хороший кандидат для этих правил.
В своих удаленных проектах я использовал элементы скрама — планирование, митинги, демонстрации. Полнота реализации зависит от ваших возможностей и потребностей.
Например:
1. Собираемся в 20 февраля на планирование, я определяю дату сдачи спринта, давайте возьмем неделю в качестве тренировки, потом сможете увеличить продолжительность, по мере роста доверия к оценкам. Определяем количество сторипоинтов в спринте исходя из ваших договоренностей с исполнителем о том, какое время он будет уделять работе. Возьмите поправку для себя, аналог фокус-фактора (мое личное предпочтение — не обсуждать фф с удаленными исполнителями, потому и аналог), поправка для профессионала в слаженной команде — 0,7 — 0,8, для профи в новой предметной области — около 0,5. В процессе работы уточните. К примеру насчитываем 20 часов, с учетом фф 0.5 = 10 ч/ч. Устанавливаем дату сдачи спринта 27 февраля (заметьте, еще до того как определили, что именно делать).
2. Исполнитель оценивает задачи в часах, в реальных в отличие от скрам. Исходя из приоритетов и учитывая целостность результата по окончании вы набираете задачи на спринт, можете зафиксировать их в версии или milestone в trac.
3. Ежедневно (или с другой периодичностью, но лучше ежедневно) в установленное время собираетесь на митинг 5-15 минут, исполнитель проговариает три вещи: что сделал вчера, что делает сегодня, с какими затруднениями столкнулся. Это самое важное мероприятие из всех, стимулирует к работе, позволяет заранее вскрыть проблемы. На этом мероприятии обычно задачи передаются в тестирование, но если тестировщика нет, вероятно замените его вы, в таком случае вы принимаете выполненные задачи и на следующий день на митинге отчитываетесь об успешной их проверке или возвращаете их исполнителю.
4. 27 февраля собираемся на демонстрацию, позвольте самому исполнителю отчитаться о проделанной работе (показать реализованный функционал по пунктам), вероятно он расскажет о недоработках, идеях, проблемах, где-то вскроется неправильно реализованная логика. (В случае, когда вы сам тестировщик — пункт спорный, но некоторое мероприятие на сдаче, хоть и короткое я рекомендовал бы проводить).
Важно, что система управления (методика+интсрументы) должна помогать решать ваши задачи, если нечто мешает кому-нибудь из участников, при этом никому не помогая — устраняйте или модифицируйте это нечто.