Начните пользоваться трекером, хотя бы. Все задачи - через трекер. Задачи должны декомпозироваться на мелкие, до 8-16 часов, хотя бы. Приоритетом могут управлять менеджеры, хоть 10 - пусть сами дерутся. Принципиально не меняете задачу, не закончив ее (ну, за исключением хотфиксов). Но учитывайте , что тут больше к вам требований, чем к ПМ-ам - правильно декомпозировать проект, оценить задачу и выдержать время, и да, это тоже занимает время.
А найти хорошего ПМ-а еще сложнее, чем хорошего программиста.