Да, через importrange. При этом вам не понадобится делать исходную таблицу общедоступной: формула сама запросит доступ к таблице-исходнику, который будет доступен только ей.

Если нет спецов или желания возиться с серверами, а сильно критичных требований к организации информации нет, есть простое и надежное опенсорсное решение. Приспособиться под хранение материалов "для чтения" на облаке Google Drive, базу знаний организовать в Google Docs с совместным доступом к редактированию, а автоматически обновляемый список файлов со ссылками -
в общедоступной Google таблице.
Если же хотите, чтобы простое и надежное опенсорсное решение появилось у вас под ключ от человека с опытом ведения 100+ проектов, пишите уже на почту.