Юрий Гончарук

Судя по всему используется конфигурация на базе БСП. Может использовать штатные возможности подсистемы "Дополнительные отчеты и обработки"? Там можно поименно перечислить всех пользователей кому этот отчет будет доступен.

1С это средство автоматизации. Накладные и счета можно и из Экселя печатать, это не проблема. У той же 1С есть МЕГА-конфигурация "Платежные документы" за 600 руб - просто печаталка документов, аналогов не 1С полно, на любой вкус.

А вот когда вам необходимо, например, регулярно смотреть остатки, долги и т.п., и получение этой информации "вручную" начинает занимать много времени и усилий, то тогда уже нужна 1С или аналогичное решение.

При этом нужно понимать, что выбранная учетная программа имеет собственную методологию, и на начальном уровне гораздо дешевле стоить свой учет по программе, чем сходу бросаться все в ней менять и дорабатывать.

Вообще же, чем раньше начнете вести автоматизированный учет, тем легче будет в дальнейшем - как минимум будет начальная база для анализа и отчетов. Но не надо делать автоматизацию ради автоматизации - используйте в программе только те функции которые вам нужны сейчас - добавить дополнительную аналитику можно потом.

Судя по описанию учетная программа вам нужна уже сейчас - вести такой список номенклатуры вручную невозможно.

Лучше всего программно в 1С через БлокировкаСеансов (SessionsLock).

SessionsLock = New SessionsLock;
SessionsLock.Begin = DateTimeSessionLockFrom;
SessionsLock.End = DateTimeSessionLockTill;
SessionsLock.Message = "База архивируется";
SessionsLock.Use = True;
SessionsLock.KeyCode = "KeyForAdmin";    
SetSessionsLock(SessionsLock);

Для файловой базы в каталоге после выполнения указанного кода появится файл 1cv8.cdn (в имени точно не уверен). В принципе можно этот файл формировать и подкладывать самостоятельно.